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讓人看得懂就是好公文!前文大主任秘書劉賢德指出,多寫摒除主觀就可寫出好公文
文/李文瑜  攝影/謝幸錡   【2007/7/5】友善列印
公文寫作非一朝一夕可蹴及!曾任文大秘書室主任秘書劉賢德以20年公務人員的經驗強調,「公文就是官樣文章,只要把握原則,摒除主觀意識,讓人看得懂就是好公文」。



劉賢德主秘在今年行政教職員訓練大會上為教職員指導公文的寫作。他提到,電子公文已是未來趨勢,或許學校教職人員對電子公文有排斥心,但只要克服障礙,電子公文不但可以減化流程與人力,更是為邁向趨勢未來教育而努力。他提到,在文大一年以來,見識到五花八門的公文問題,但最易發生的問題就是很多人寫作公文時都帶點主觀想法,易使該公文流於文章寫作,而與公文格式不符。

公文大致分三段,包括主旨、說明與辦法。劉主秘解釋,公文的主旨一定要精簡,不要超過50字,簡明扼要告知該公文的目的;說明則需多花一些文字解釋意義,以詳細的事實陳述,而辦法則是將該公文的實施方法詳列其中。

劉主秘認為,好的公文需掌握「簡單、淺顯」兩大原則,且需配合公文固定格式,才能寫成一篇令人激賞的好公文。他提到,令、呈、咨、函與公告是目前最常用到的公文固定種類,「令」為法規命令,「呈」與「咨」則只有總統級才可以使用到的公文種類,不少公務人員至今仍會錯植該公文種類,易貽笑大方。目前與「呈」相類似的為「陳」,凡是陳請上級單位同意即可用「陳」。

目前學校最常使用「函」與「公告」,劉主秘說,凡上行或下行單位或平行單位則多使用函;如函請教育部解釋行政同仁書寫公文需注意項目次序標準規格。

他說,行政同仁都應該掌握公文的寫作方式,建立統一的方式,最重要的是需把校外各單位的行政來函影印副本夾帶正式公文函中,確保公文主旨的實質意義,亦可讓審核單位主管確實掌握進度及內容。



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