| 文／李渼詩 攝影／謝幸錡 2007/7/5 | 列印 |
公文大致分三段，包括主旨、說明與辦法。劉主秘解釋，公文的主旨一定要精簡，不要超過50字，簡明扼要告知該公文的目的；說明則需多花一些文字解釋意義，以詳細的事實陳述，而辦法則是將該公文的實施方法詳列其中。
劉主秘認為，好的公文需掌握「簡單、淺顯」兩大原則，且需配合公文固定格式，才能寫成一篇令人激賞的好公文。他提到，令、呈、咨、函與公告是目前最常用到的公文固定種類，「令」為法規命令，「呈」與「咨」則只有總統級才可以使用到的公文種類，不少公務人員至今仍會錯植該公文種類，易貽笑大方。目前與「呈」相類似的為「陳」，凡是陳請上級單位同意即可用「陳」。
目前學校最常使用「函」與「公告」，劉主秘說，凡上行或下行單位或平行單位則多使用函；如函請教育部解釋行政同仁書寫公文需注意項目次序標準規格。
他說，行政同仁都應該掌握公文的寫作方式，建立統一的方式，最重要的是需把校外各單位的行政來函影印副本夾帶正式公文函中，確保公文主旨的實質意義，亦可讓審核單位主管確實掌握進度及內容。
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